Mitarbeiter: Vertrag
Im Menüpunkt "Vertrag" geben Sie die arbeitszeit- und lohnrelevanten Angaben zum Mitarbeiter entsprechend des Arbeitsvertrages ein, den Sie geschlossen haben.
Vertragsslaufzeit & Arbeitszeit
Geben Sie bei
( 1) Vertragsbeginn das Datum ein, zu dem zu dem das Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen begonnen hat
( 2) Vertragsende das Datum ein, zu dem das Beschäftigungsverhältnis endet. Im Falle eines befristeten Arbeitsverhältnisses ist es empfehlenswert, das Fristende bereits bei der Anlage des Mitarbeiters im System festzuhalten.
---
Wählen Sie bei ( 3) "Tage / Woche" die Anzahl der Tage, die ein Mitarbeiter in der Regel arbeitet.
Wenn Sie "Auto" wählen, ermittelt Pentacode automatisch die Anzahl der Arbeitstage / Woche, die der Mitarbeiter im Durchschnitt der jeweils letzten 13 Wochen gearbeitet hat.
Geben Sie bei ( 4) "Stunden / Woche" die Anzahl der Arbeitsstunden ein, zu denen der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag verpflichtet ist.
---
Sollte mit dem Mitarbeiter die Führung eines ( 5) Jahresarbeitszeitkontos vereinbart sein, sollte der Button gesetzt werden. In diesem Fall werden Warnhinweise (i.B. Hinweise bei Unterschreitung des gesetzlichen Mindestlohns durch Überstunden) außer Kraft gesetzt.
Das Jahresarbeitszeitkonto wird in Pentacode grundsätzlich für alle Mitarbeiter geführt. Für dessen Rechtswirksamkeit ist es jedoch wesentlich, dass die Führung des Jahresarbeitszeitkontos und damit die fortlaufende Saldierung von Über- und Minderstunden schriftlich vereinbart ist.
---
Gehalt & Urlaub
Geben Sie unter ( 1) "Alle Arbeitsbereiche" das Standardgehalt des Mitarbeiters ein.
Wird ein Mitarbeiter nach Stunden bezahlt, wählen Sie im Dropdown-Menü Stunden, handelt es sich um einen festen Monatslohn, wählen Sie Monat.
Arbeitet ein Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen bei unterschiedlichen, abteilungsabhängigen Löhnen, können Sie unter ( 2) "+ Gehalt hinzufügen" die entsprechenden Abteilungen wählen und diesen den jeweiligen Lohn zuweisen.
ACHTUNG! Für die Ermittlung des Lohns im Falle der Lohnfortzahlung bei Krank und Urlaub wird grundsätzlich der Lohn herangezogen, den sie unter "Alle Arbeitsbereiche" angelegt haben.
Unter ( 3) "Sonderleistungen" geben Sie die Summe der Arbeitgeberzuschüsse ein. Bitte beachten Sie, dass Sie für sozialversicherungspflichtige Zuschüsse auch den jeweiligen Sozialversicherungsbeitrag hinzufügen.
---
Urlaub & Fehltage
Geben Sie unter 
die vereinbarte Anzahl der Urlaubstage / Jahr ein.
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters kann nach unterschiedlichen Maßgaben berechnet werden:
a) Wählen Sie
wird der Urlaubsanspruch während eines Monats fortlaufend auf Basis der gearbeiteten Stunden berechnet.
b) Wählen Sie
wächst dem Mitarbeiter sein monatlicher Urlaubsanspruch zu Beginn eines Monats zu.
Scheidet der Mitarbeiter während eines Monats aus, wird der Urlaubsanspruch, der im Monat des Ausscheidens entstanden ist, in Abhängigkeit von seinen Arbeitsstunden prozentual errechnet.
---
Wenn Sie bei
keinen Wert einfügen, werden die Arbeitsstunden für die Berechnung von Krank- und Urlaubstagen über den Durchschnitt der letzten 13 Arbeitswochen berechnet. Dies ist die Standardeinstellung in Pentacode.
Wenn Sie mit der Arbeit mit Pentacode beginnen, liegen keine Werte für die Vergangengheit vor. Um in diesem Fall einen verlässlichen Wert zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, zumindest während der ersten 13 Wochen einen festen Wert einzugeben, z.B.:
Diesen errechnen Sie, indem Sie die Anzahl der vereinbarten Stunden/Woche durch Arbeitstage/Woche teilen (z.B. 40 Stunden / 5 Arbeitstage = 8 Stunden).
Sie können diesen festen Wert zu jedem Zeitpunkt wieder löschen. Ab dem Zeitpunkt der Löschung wird mit dem 13-Wochen-Durchschnitt weitergerechnet.
---
Zuschläge
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zuschläge zahlen, legen Sie die Höhe der Zuschläge für den Mitarbeiter fest. In der Standardeinstellung von Pentacode sind die Zuschläge mit ihren gesetzlich erlaubten Höchstwerten ausgewiesen.
Sie können die Zuschläge individuell nach unten anpassen.
Sollten Sie Zuschläge pauschal im Voraus bezahlen, so geben Sie unter (1)
die Höhe der monatlichen Pauschalvorauszahlung ein.
Im Konto "SFN-Zuschläge" werden die Vorauszahlungen mit den Zuschlägen in €, die laut Arbeitszeiterfassung entstanden sind, monatlich abgeglichen und fortlaufend saldiert.
Eine unterjährige Überzahlung ist sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlich nicht von Bedeutung. Für die korrekte Behandlung der am Jahresende saldierten Über- oder Unterzahlung von Zuschlägen setzen Sie sich bitte mit Ihrem Steuerberater oder Lohnabrechner in Verbindung.
---
In der Standardeinstellung von Pentacode werden ( 2) Sonn- und Feiertagszuschläge mit den Nachtzuschlägen kumuliert. Dies heißt, dass der Mitarbeiter an Sonn- und Feiertagen auch Nachtzuschläge erhält.
Sollte dies nicht gewünscht sein, ist der Button zu deaktivieren. In diesem Fall werden dem Mitarbeiter an einem Sonn- oder Feiertag die Sonn- und Feiertagszuschläge hinzugerechnet, nicht jedoch die Nachtzuschläge.